Implementasi pengendalian anti-penyuapan tidak hanya terbatas pada lingkungan internal PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD), melainkan juga mencakup hubungan dengan mitra bisnis. Setiap proses bisnis yang dijalankan oleh KFTD, sebagai bagian dari Kimia Farma Group, akan senantiasa berlandaskan pada prinsip-prinsip anti-korupsi dan anti-penyuapan melalui mekanisme-mekanisme berikut ini.
Uji Kelayakan untuk Rekan Bisnis
Uji kelayakan (due diligence) adalah kegiatan mengidentifikasi, memverifikasi dan memantau yang dilakukan perusahaan untuk memastikan transaksi sesuai dengan profil pelanggan. Dari segi anti penyuapan, uji kelayakan bertujuan untuk menjamin jika pengendalian anti penyuapan berjalan efektif pada area dengan risiko penyuapan tinggi.
Pada uji kelayakan untuk rekan bisnis berupa pihak ketiga (vendor, kontraktor, pemasok), perusahaan memberikan daftar isian anti penyuapan yang dilakukan saat daftar rekanan. Pihak ketiga baru akan diterima sebagai rekanan terdaftar bila memenuhi daftar isian anti penyuapan.
Untuk rekan bisnis berupa pelanggan, prinsipal atau joint venture, perusahaan akan melakukan asessment singkat pada kinerja anti penyuapan calon rekan. Penilaian ini dilakukan secara desktop study, contohnya dengan reference check, studi melalui internet dan lainnya. Uji kelayakan ini dilaksanakan sebelum menandatangani kesepakatan yang mengikat secara hukum.
Mengendalikan Keuangan dan Non Keuangan
Perusahaan mengendalikan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat SMAP. Proses tersebut meliputi pengendalian spesifik, seperti pengendalian keuangan dan non keuangan. Bagi pengendalian non keuangan, perusahaan mengelola risiko penyuapan yang berhubungan dengan operasional, pengadaan, pengumpulan, pendistribusian, sumber daya, komersial, pendayagunaan, hukum dan regulasi.
Menerapkan Kebijakan Anti Penyuapan
KFTD memiliki kebijakan anti penyuapan sendiri untuk organisasi lain atau rekan bisnis yang dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan perusahaan. Kebijakan untuk pihak ketiga yang dapat dikendalikan berupa kebijakan untuk menerapkan SMAP atau menerapkan pengendalian anti penyuapan mereka sendiri.
Namun, ada kalanya rekan bisnis tidak dapat dikendalikan dengan risiko penyuapan berada di atas batas rendah, maka perusahaan memberlakukan aturan:
- Perusahaan akan menentukan apakah rekan bisnis mempunyai pengendalian anti-penyuapan yang relevan;
- Apabila rekan bisnis tidak mempunyai pengendalian anti-penyuapan atau tidak mungkin memeriksa keberadaannya;
- Jika bisa diterapkan, perusahaan akan mensyaratkan rekan bisnis untuk melakukan pengendalian anti penyuapan sehubungan dengan aktivitas relevan.
- Jika tidak bisa diterapkan, perusahaan akan mengevaluasi risiko penyuapan dengan rekan bisnis ini dan cara perusahaan mengelola risiko tersebut.
Sehubungan dengan hal ini, apabila terbukti adanya penyuapan oleh/atas nama rekan bisnis untuk keuntungan mereka, maka perusahaan dapat mengakhiri hubungan dengan rekan bisnis. Tindakan tersebut menunjukkan keseriusan KFTD dalam mencegah korupsi dan menjalankan proses bisnis sesuai good corporate governance.